Przeprowadzka firmowa krok po kroku. Najważniejsze etapy postępowania

Wiele firm decyduje się na zmianę lokalizacji swojej siedziby. Przeprowadzka firmowa nie jest łatwym zadaniem – wiąże się ona z przygotowaniami, planami, zabezpieczeniem sprzętu, uprzedzeniem pracowników. Najważniejsze zadanie to zabezpieczenie ważnych dokumentów z informacjami poufnymi (nie wolno dopuścić do tego, by zagubiły się w trakcie przenosin) oraz przeniesienie sprzętu biurowego, komputerowego.

Zaplanowanie przeprowadzki firmowej

Przeprowadzki firmowe wymagają odpowiednich przygotowań. Właściciele przedsiębiorstw muszą ustalić termin przenosin. Nie mogą także zapomnieć o poinformowaniu pracowników, kontrahentów (najlepiej kilka tygodni wcześniej). Warto mieć na uwadze różne nieprzewidziane okoliczności (życie lubi płatać figle) – decyzji o przeprowadzce nie podejmujemy z dnia na dzień. Przeprowadzka musi przejść sprawnie – każdy stracony dzień wpływa na pogarszające się wyniki finansowe i niepotrzebny zastój w firmie.

Spakowanie i zabezpieczenie sprzętu biurowego

Przed ścisłą przeprowadzką, warto poprosić pracowników o spakowanie osobistych rzeczy do odpowiednich pudeł i podpisanie kartonów swoimi imionami. Oznakowane pudła pozwolą uniknąć ewentualnego chaosu. Jeśli wśród rzeczy osobistych znajdują się niepotrzebne rzeczy (np. niepiszące długopisy, stare dokumenty), najlepiej wyrzucić je. Pracownicy muszą także dokładnie zabezpieczyć wszystkie dokumenty – szczególnie jeśli znajdują się w nich dane osobowe, poufne.

Co się dzieje w dniu przeprowadzki firmy?

W dniu przeprowadzki najwięcej pracy ma dział IT – jego pracownicy muszą rozłączyć sprzęt komputerowy, a następnie jak najszybciej podłączyć go w nowym miejscu pracy. Jeśli przedsiębiorstwo liczy kilkadziesiąt stanowisk komputerowych, nie można oczekiwać, że przenosiny potrwają krótko. To pracownicy firmy przeprowadzkowej decydują, jak długo zajmie przeprowadzka – w wymienionym wypadku najczęściej 2-5 dni. W czasie kilkudniowych przenosin managerowie muszą odpowiednio rozplanować pracę swoich podwładnych – być może warto dać im płatne urlopy lub zlecić pracę zdalną.

Wybierając firmę przeprowadzkową, warto zwrócić uwagę na jej doświadczenie, kompetencje pracowników, opinie. Takie przedsiębiorstwo powinno posiadać aktywną polisę ubezpieczeniową – jeśli dojdzie do uszkodzeń sprzętu, firma będzie mogła się ubiegać o adekwatne odszkodowanie. Firma przeprowadzkowa Yellow Transport świadczy usługi transportowe na terenie województwa pomorskiego. Jej pracownicy mają wieloletnie doświadczenie w przeprowadzkach.